De Gemeenteraad legt de beleidslijnen van de werking van Circa vast (deze beleidslijnen zijn geïntegreerd in het stedelijk Cultuurbeleidsplan 2008-2013 dat in december 2007 werd goedgekeurd, en worden inhoudelijk gesitueerd in de Beleidsbrief Cultuurcentrum Gent 2008-2013). Deze beleidslijnen worden jaarlijks geconcretiseerd in een actieplan.

Het College van Burgemeester en Schepenen is verantwoordelijk voor de uitvoering van de vooropgestelde beleidslijnen voor de werking van Circa.

De Raad van Beheer Cultuurcentrum is (volgens de decretale bepalingen terzake) bevoegd voor de programmering van het cultuurcentrum, en heeft over alle andere aspecten van de werking een adviserende bevoegdheid t.a.v. het stadsbestuur. De Raad van Beheer bestaat uit 18 leden, waarvan 15 worden aangeduid door de gemeenteraad en 3 worden aangeduid binnen de leden van de Cultuurraad. De Schepen van Cultuur is voorzitter van de Raad van Beheer Cultuurcentrum.

De Raad van Beheer laat zich bijstaan door de zgn. ‘inhoudelijke stuurgroep Circa', die haar adviseert over de uitwerking van de vooropgestelde doelstellingen in concrete projecten, producties en samenwerkingsverbanden. De 15 leden worden door de Raad van Beheer aangeduid op basis van hun betrokkenheid bij het Gentse culturele leven, hun vertrouwdheid met een sector, doelgroep en/of methodiek

De leden van de Raad van Bestuur zijn:

• Decaluwe Lieven, voorzitter 
• Everaert Ilse (cultuurraad)
• Bracke Sofie
• Buquoy Martha  
• Colen Kristina 
• De Boever Gabrielle
• Dierckx Matthieu
• Goossens Paul
• Poppe Freya
• Somers Vjera
• Steyaert Steven
• Van Meerbeeck Miet (cultuurraad)
• Van Vlaenderen Freddy (cultuurraad)
• Vandekerckhove Bram
• Vandenbossche Dany
• Verlinden Leo
• Versyp Wis
• Watteeuw Filip
• Waarnemend:
• Doucet Bart
• Ghyoot Bram
• Gilissen Nathalie
• Van de Wiele Johan -

De leden van de Stuurgroep zijn:

• Doucet Bart, voorzitter, cultuurbeleidscoördinator
• Baeckeland Luc, De Centrale
• Destoop Lieve, Dienst Buurtwerk
• De Vos Hugo, Federatie van Organisaties voor Volksontwikkelingswerk
• Güner Yeliz, Agora -
• Hautekeete Anne-Mie, Dienst Kunsten
• Lecompte Els, Dienst Stedelijke Vernieuwing en Gebiedsgerichte Werking
• Maes Steve, Wisper vzw
• Melens Kurt, NTGent
• Pruyt Marijke, Artevelde Hogeschool
• Schiettekatte Jan, Dienst Feestelijkheden
• Snoeck Kathleen, Jeugddienst
• Vantielcke Annick, Cultuurcentrum Gent - zalen
• Van Vlaenderen Freddy, Forum voor Amateurkunsten
• Verstraete Frederik, Gent Cultuurstad